‘Als mijn medewerkers het niet oppakken, doe ik het zelf.’
Hoe vaak horen we dit niet in gesprekken met leidinggevenden. Vervolgens komen we al snel op het punt dat de betrokken man of vrouw hierdoor ‘overspoeld’ geraakt. Je kan als leidinggevende niet alles oppakken wat je medewerkers niet doen. Je hebt maar 24u op een dag. Onderliggend aan het gedrag ‘overnemen van het werk’, zit een oordeel: ‘hij loopt er de kantjes van af, hij is lui, hij neemt zijn verantwoordelijkheid niet.’ Vanuit dit oordeel, neemt men over zonder de betrokken medewerker te bevragen of aan te spreken waarom iets niet is opgepakt. De vraag is, is dat zo of is er iets anders aan de hand?
Bovendien zijn we als leidinggevende zelf ‘adrenaline verslaafd’ en naarstig op zoek naar een ‘shot’ van erkenning en waardering: dat heb ik dan weer goed zelf opgelost! Of we zijn ‘controlefreaks’ die maar moeilijk kunnen loslaten en van onszelf vinden dat het nooit zo goed gedaan is dan wanneer we het zelf doen. Het effect van dit gedrag is dat je medewerkers nog meer achteroverleunen en nog meer naar jou gaan kijken om alles op te lossen. En zo kom je in een vicieuze cirkel terecht waarbij jij nog harder gaat werken en je medewerkers minder betrokken worden.
Hoe doorbreek je deze vicieuze cirkel?
We geven jullie vijf praktische tips die het delegeren tot een piece of cake maken. Het vraagt wel gedragsverandering van de leidinggevende en dat is dan weer geen piece of cake ?
1. Bevraag je medewerker (ipv over te nemen): wat maakt dat het je niet gelukt is om die taak, dat project, etc uit te voeren. Het is niet jouw rol om vervolgens zelf uit te voeren, het is wel jouw rol om te faciliteren dat jouw medewerker alles heeft wat hij nodig heeft om de taak uit te voeren.
2. Maak heldere en concrete afspraken:
Was de oorspronkelijke opdracht wel voldoende helder?
Indien niet, concretiseer ze samen.
Vraag de medewerker samen te vatten wat jullie hebben afgesproken, zo kan je checken of jullie hetzelfde beeld hebben bij wat er te doen staat
3. Stel jezelf de vraag: Wat levert het mij op als ik de taak zelf doe en wat levert het mij op als ik mijn medewerker kan coachen om de taak zelf te doen?
Waar word ik zelf beter van, groei ik door, etc… Wat houdt mij tegen om de stap te zetten van zelf doen naar medewerkers begeleiden zodanig dat zij het zelf beginnen doen en ben ik bereid daarvoor iets los te laten: bv de behoefte om zelf erkenning en waardering te krijgen voor de geleverde klus.
4. De medewerker blijft de taak niet uitvoeren, uitstellen, excuses bedenken:
Wees je dan bewust dat er weerstand in het spel is en ga aan de slag met de weerstand. Weerstand is in essentie een behoefte van de medewerker om ‘er weer te staan.’ Benoem wat je ziet bij je medewerker en bevraag wat er precies speelt. En ook hier weer: wat heeft hij/zij nodig? Misschien beslissen jullie samen wel dat die taak beter door een collega kan uitgevoerd worden die hier beter in is, of hier meer energie uit haalt.
5. Delegeren betekent niet ‘over de haag gooien’.
Het blijft jouw rol als leidinggevende om op te volgen dat de zaken gebeuren die dienen te gebeuren zonder over te nemen. Veel leidinggevenden voelen het aan alsof ze hun verantwoordelijkheid ‘ontlopen’ door zaken te delegeren. Uiteindelijk blijf jij als leidinggevende wel eindverantwoordelijke. Dus delegeren, maar niet loslaten. Dit betekent bevragen hoe het staat, vragen naar tussentijdse rapportering, bijsturing waar nodig etc… en vooral een klankbord zijn voor je medewerker zodat hij bij jou terecht kan als het nodig is.
Worstel jij als zaakvoerder, ondernemer of leidinggevende met het delegeren en ‘loslaten’, met vertrouwen dat je medewerkers het verder zullen oppakken? Neem contact op en samen gaan we op weg zodat jij tijd vrij krijgt om met de écht belangrijke zaken bezig te zijn en niet alleen met de dringende.